TOEIC Writing Email: Công thức viết nhanh cho người mới

TOEIC Writing Email thường khiến người mới cảm thấy áp lực vì phải viết đúng cấu trúc, đủ ý và vẫn giữ văn phong trang trọng. Tin vui là bạn không cần giỏi viết để làm tốt phần này. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn công thức viết nhanh TOEIC Writing Email — ngắn gọn, dễ nhớ và phù hợp cho mọi đề, giúp bạn tự tin đạt điểm cao ngay cả khi vốn viết tiếng Anh chưa vững.

1. Cấu trúc chuẩn của một bài TOEIC Writing Email

TOEIC Writing Email (Question 6-7) theo cấu trúc 4 phần cố định để đảm bảo Organization cao (30-40% điểm số), giúp bài viết rõ ràng, logic và chuyên nghiệp.

1.1. Greeting – Cách mở đầu email trang trọng

Bắt đầu bằng “Dear Mr./Ms. [Last Name],” hoặc “Dear Sir/Madam,” nếu không biết tên, theo sau là dấu phẩy và xuống dòng. Phần này chiếm 1 dòng, tạo ấn tượng trang trọng ngay từ đầu.

Trang trọng: Dear Mr./Ms. + Họ, Dear Sir/Madam
Thân mật hơn (khi email gốc dùng tên riêng): Hi + Tên
Giữ đúng “vai” trong đề (customer, manager, staff…) để xưng hô đúng ngữ cảnh.

1.2. Opening sentence – Giới thiệu mục đích

Một – Hai câu xác nhận đã nhận email và lý do viết:
Ví dụ: “I am writing in regard to…”, “I am writing to ask about…”
Phần này dẫn dắt vào thân bài, tránh lan man. Câu mở đầu cần đi thẳng vào chủ đề chính: hỏi thông tin, yêu cầu hỗ trợ, giải thích, phàn nàn…

1.3. Body – Trả lời câu hỏi & cung cấp thông tin

Chia thành 3 đoạn nhỏ tương ứng đúng 3 bullets trong directions của đề bài:

Đoạn 1 (First/Firstly): Trả lời bullet 1 (2-3 câu, ví dụ: thông tin, giải thích).
Đoạn 2 (Next/Secondly): Trả lời bullet 2.
Đoạn 3 (Finally/Thirdly): Trả lời bullet 3, sử dụng từ nối rõ ràng để tăng tính mạch lạc.
Mỗi đoạn tập trung 1 ý chính, đảm bảo đầy đủ nội dung yêu cầu.

1.4. Closing + chữ ký – Lời cảm ơn & kỳ vọng phản hồi

1-2 câu lịch sự như “I appreciate your assistance” hoặc “Please let me know if you need more information,” theo sau là lời chào kết: “Best regards,” / “Sincerely,” rồi xuống dòng ghi tên (Your Name). Tổng độ dài toàn bài 100-140 từ.

2. Cách viết TOEIC Writing Email theo 5 bước đơn giản

Cách viết TOEIC Writing Email theo 5 bước đơn giản giúp bạn hoàn thành bài thi nhanh chóng, đảm bảo cấu trúc rõ ràng và đạt điểm cao (4.0/5.0). Phương pháp này dựa trên cấu trúc 4 phần chuẩn (Greeting – Opening – Body – Closing), tập trung trả lời đủ 3 bullets yêu cầu trong đề bài.

2.1. Bước 1: Đọc đề & xác định yêu cầu chính

Dành 1 phút đầu tiên đọc kỹ email mẫu và 3 bullets (directions) trong đề bài để nắm vai trò của bạn (sender), người nhận (Mr./Ms. [Tên]?), tình huống (complaint, request, info?), và chính xác 3 nhiệm vụ bắt buộc (state reason, suggest solution, provide details…).

Gạch chân keywords trong mỗi bullet (e.g., “date”, “location”, “contact”) để tránh bỏ sót – lỗi này trừ đến 25% điểm Development. Nhớ: Đề TOEIC luôn yêu cầu đúng 3 ý, không hơn không kém.

2.2. Bước 2: Lập dàn ý nhanh và viết bài trả lời đủ 3 nội dung bắt buộc

Viết outline siêu tốc trên giấy nháp theo cấu trúc 4 phần:

Greeting: Dear Mr. Smith,
Opening: I am writing regarding [chủ đề chính].
Body: First [bullet 1: 2-3 câu]; Next [bullet 2]; Finally [bullet 3].
Closing: Best regards, [Tên].
Ước lượng mỗi ý 20-30 từ, tổng 100-140 từ để tránh quá ngắn/dài. Bước này chỉ 30 giây nhưng cứu bạn khỏi lạc đề.
Tập trung viết 3 đoạn Body với từ nối rõ ràng: “First/Firstly, [bullet 1 chi tiết]”; “Next/Secondly, [bullet 2]”; “Finally/Thirdly, [bullet 3]”. Dùng ngôn ngữ trang trọng đơn giản: “I would like to inform you that…”, “Please confirm…”. Giữ câu 10-15 từ, tránh contractions (I’m → I am) và từ phức tạp sai.

2.3. Bước 3: Sử dụng ngôn ngữ trang trọng

Greeting: Dear Mr./Ms. [Họ],
Opening: “Thank you for your email regarding…”
Từ vựng trang trọng: confirm availability, apologize for the inconvenience, appreciate your understanding
Tránh slang. Kết: Best regards, [Tên]

2.4. Bước 4: Dùng cấu trúc câu nâng điểm

Kết hợp câu đơn + câu phức ở mức dễ kiểm soát:
Although…, I would like to…
Dùng passive voice cho trang trọng:
“The meeting will be rescheduled.”
Collocations tăng điểm:
look forward to hearing from you, make arrangements, provide details

2.5. Bước 5: Rà soát lỗi chính tả – ngữ pháp

Kiểm tra 1 phút cuối:
- Chủ ngữ – động từ
- Thì
- Chính tả (schedule, không phải shedule)
- Dấu câu
- Đủ 3 ý bắt buộc
- Độ dài 100–140 từ

3. Các lỗi thường gặp trong TOEIC Writing Email và cách sửa

Các lỗi thường gặp nhất trong TOEIC Writing Email (Question 6-7) thường xuất phát từ thiếu cấu trúc, không trả lời đầy đủ đề bài hoặc dùng ngôn ngữ không trang trọng, dẫn đến mất điểm Organization (30-40%) và Development (25%). Dưới đây là 4 lỗi phổ biến kèm ví dụ và cách sửa cụ thể.

3.1. Dùng câu quá ngắn & thiếu liên kết

Câu quá ngắn (chỉ 3-5 từ/câu) và không dùng từ nối làm bài thiếu mạch lạc, mất điểm Organization (30-40%) vì giám khảo đánh giá thấp khả năng phát triển ý tưởng logic. Ví dụ lỗi: “We have a meeting. It is on Monday. At 10 a.m.” – đọc rời rạc, không chuyên nghiệp.

Cách sửa: Kết hợp thành câu ghép/ phức đơn giản với liên từ: “We have a meeting scheduled for Monday at 10 a.m.” Hoặc dùng từ nối rõ ràng giữa các ý: “First, the meeting is on Monday; next, it starts at 10 a.m.” Mỗi bullet nên có 2-3 câu liên kết mượt mà (20-30 từ/ý)

3.2. Thiếu 1–2 ý bắt buộc trong đề

Đây là lỗi nghiêm trọng nhất, chiếm đến 25% điểm Development – giám khảo trừ nặng nếu bạn bỏ sót 1-2 trong 3 bullets yêu cầu (directions), dù phần còn lại viết tốt. Ví dụ lỗi: Đề yêu cầu “state the reason, suggest alternative, provide contact info” nhưng chỉ viết reason + alternative, quên contact → điểm tối đa chỉ 2.5/5.0.

Cách sửa: Trước khi viết, gạch chân/phân tích rõ 3 bullets trên giấy nháp (30 giây): Bullet 1 → First/Firstly; Bullet 2 → Next/Secondly; Bullet 3 → Finally/Thirdly. Mỗi ý phát triển 2-3 câu cụ thể, đảm bảo đầy đủ trước khi thêm chi tiết. Dành 10 giây cuối đọc lại kiểm tra “3 ý có đủ không?”.

3.3. Dùng từ không trang trọng

Sử dụng ngôn ngữ thân mật (informal language) như “Hi”, “thanks”, “cool”, “stuff” hoặc slang làm bài mất điểm Style và Organization vì TOEIC Writing Email mô phỏng email kinh doanh chuyên nghiệp (formal business context). Ví dụ lỗi: “Hi Mr. Smith, the meeting’s canceled, no prob” – nghe như chat cá nhân, trừ 0.5-1.0 điểm.

Cách sửa: Thay bằng từ vựng trang trọng cơ bản: Hi → Dear; thanks → Thank you / I appreciate; no prob → no problem → I apologize for the inconvenience; stuff → matters / details. Giữ giọng lịch sự với cụm như “I would appreciate your understanding” hoặc “Could you please confirm?”. Liệt kê 10 cụm formal phổ biến để luyện: request/inform/regards/appreciate/confirm/schedule/issue/concern/assistance/available.

3.4. Lạm dụng từ vựng phức tạp gây sai ngữ pháp

Thử dùng từ/cụm nâng cao (advanced vocabulary) như “ameliorate” thay vì “improve”, “facilitate” thay vì “help” nhưng sai cấu trúc hoặc ngữ cảnh làm mất điểm nặng Grammar (25%) và Vocabulary (20%), vì giám khảo TOEIC ưu tiên độ chính xác hơn độ “fancy”. Ví dụ lỗi: “We will ameliorate the issue by facilitate a new meeting” → sai collocation, nghe vụng về.

Cách sửa: Ưu tiên 50-70 từ vựng trang trọng cơ bản đúng 100%: request/inform/appreciate/schedule/issue/concern/available/confirm/assistance/regards. Giữ câu đơn giản (10-15 từ/câu), chỉ thêm 1-2 từ phức nếu chắc chắn (e.g., “postpone” thay “delay”). Nếu nghi ngờ, dùng từ quen thuộc để đảm bảo an toàn điểm cao.

4. FAQ – Các câu hỏi thường gặp về TOEIC Writing Email

TOEIC Writing Email (Question 6-7) thường gây bối rối cho thí sinh vì yêu cầu cấu trúc trang trọng và trả lời đủ 3 bullets.

Dưới đây là câu trả lời chi tiết cho từng câu hỏi thường gặp, dựa trên hướng dẫn chính thức từ ETS và kinh nghiệm luyện thi.

4.1. TOEIC Writing Email nên dài bao nhiêu chữ?

Email TOEIC Writing (Question 6-7) tốt nhất đạt 100-140 từ để đảm bảo đầy đủ cấu trúc: mở bài ngắn gọn nêu mục đích, thân bài 3 ý chính (mỗi ý 2-3 câu), kết bài lịch sự. Dưới 90 từ thường thiếu phát triển ý tưởng, dẫn đến điểm thấp ở tiêu chí Development (chiếm 25% điểm). Trên 170 từ dễ mắc lỗi ngữ pháp, chính tả lặp lại, làm giảm điểm Grammar và Vocabulary.

4.2. Có cần dùng câu phức không?

Nên dùng 1-2 câu phức (complex sentences) đơn giản như “Although we appreciate your suggestion, I would like to inform you that…” để thể hiện khả năng ngữ pháp nâng cao, giúp tăng điểm Grammar (25% điểm). Không bắt buộc dùng nhiều vì ưu tiên độ chính xác hơn độ phức tạp – giám khảo TOEIC chấm lỗi nghiêm ngặt. Tập trung câu đơn giản đúng ngữ pháp sẽ an toàn hơn dùng quá nhiều mệnh đề phức sai cấu trúc.

4.3. Từ vựng đơn giản có bị trừ điểm không?

Không bị trừ điểm nếu từ vựng đơn giản nhưng chính xác, phù hợp ngữ cảnh trang trọng (formal) và đa dạng nhẹ (không lặp từ). Giám khảo ưu tiên Vocabulary range cơ bản nhưng đúng như “request” thay vì “ask”, “appreciate” thay vì “like”, miễn bài rõ ràng và không lỗi. Từ vựng phức tạp sai nghĩa (misused) mới bị trừ nặng ở tiêu chí Vocabulary Usage.

4.4. Có nên dùng contracted forms (I’m, don’t)?

Không nên dùng contracted forms như I’m, don’t, can’t vì email TOEIC Writing yêu cầu phong cách trang trọng (formal business email). Dùng dạng đầy đủ: I am, do not, cannot để phù hợp ngữ cảnh công việc chuyên nghiệp, tránh trừ điểm Organization và Style. Chỉ dùng contractions trong email thân mật không phổ biến ở đề thi TOEIC.

4.5. Cấu trúc giúp tăng điểm nhanh nhất là gì?

Công thức này đảm bảo Organization cao nhất (30-40% điểm), trả lời đủ 3 bullets, dễ đạt 4.0/5.0 nếu ngữ pháp cơ bản đúng.

Kết luận:
TOEIC Writing Email sẽ không còn là trở ngại nếu bạn nắm đúng cấu trúc chuẩn và áp dụng công thức viết nhanh theo từng bước rõ ràng. Chỉ cần trả lời đủ 3 ý bắt buộc, dùng ngôn ngữ trang trọng và kiểm soát lỗi cơ bản, thí sinh hoàn toàn có thể viết email mạch lạc, đúng tiêu chí chấm điểm và cải thiện điểm TOEIC Writing hiệu quả ngay cả khi mới bắt đầu.

XEM THÊM:

Đề thi Part 7 TOEIC bao nhiêu câu – cấu trúc chi tiết

7 bí quyết học TOEIC cấp tốc giúp bạn tăng điểm nhanh chóng

Lộ trình học TOEIC từ 0 đến 600 chi tiết và hiệu quả nhất