Tổng hợp những đoạn hội thoại tiếng Anh giao tiếp văn phòng thông dụng nhất khi đi làm

Trong công việc hàng ngày tại văn phòng, bạn không tránh khỏi những tình huống phải giao tiếp tiếng Anh, thậm chí tại một số công ty, tiếng Anh còn là ngôn ngữ chính. Chúng ta có thể linh hoạt trong sử dụng từ ngữ khi giao tiếp hoặc có thể áp dụng theo một số mẫu câu điển hình. Trong bài viết dưới đây, Pasal sẽ giới thiệu tới bạn một số mẫu hội thoại tiếng Anh giao tiếp văn phòng phổ biến để bạn tham khảo và vận dụng.

Mẫu hội thoại khi đặt lịch họp trong tiếng Anh giao tiếp văn phòng

Khi muốn thông báo, lên lịch họp cho mọi người trong công ty hoặc đối tác, bạn có thể sử dụng các câu như:

• We need to clarify this problem. I would like to make an appointment with your team again. (Chúng ta cần làm rõ vấn đề này. Tôi muốn có một cuộc hẹn với nhóm của bạn một lần nữa.) 
• Would you be free for a meeting on ….about…. (Bạn có thời gian để họp vào lúc… (thời gian) về vấn đề…) 
• Which time is best for you? (Thời gian nào là phù hợp nhất cho bạn?) 
• (Time) sounds great. Shall we meet around (time) at (place) (Thời gian nghe hợp lý đấy. Vậy chúng ta sẽ gặp lúc (giờ) tại (địa điểm) đúng không?)

Dưới đây là một mẫu hội thoại lên lịch họp:

A: I am confused about something mentioned in your plan. We need to clarify this. Would you be free for a meeting on Thursday at 15 pm? (Tôi đang băn khoăn một vài vấn đề được đề cập trong kế hoạch của bạn. Chúng ta cần làm rõ điều này. Bạn có thể sắp xếp một cuộc họp vào lúc 15 giờ ngày thứ 5 không?)

B: I will have another meeting at this time. But I am available on Friday afternoon. (Tôi có một cuộc gặp khác vào hôm đó rồi. Nhưng tôi trống lịch chiều thứ 6 đấy.)

A: Which time is best for you? (Thời gian nào là phù hợp nhất cho bạn?)

B: About 2 pm. Is it ok? (Khoảng 14 giờ có được không?)

A: Yes, it sounds good. Shall we meet on Friday at 2 pm in the meeting room? (Tuyệt. Vậy chúng ta sẽ gặp nhau vào thứ 6, lúc 14 giờ ở phòng họp nhé?)

Mẫu hội thoại khi giải quyết khiếu nại trong tiếng Anh giao tiếp văn phòng 

Một số mẫu câu được sử dụng trong tình huống này:

• Could you tell me exactly what happened? (Bạn hãy cho tôi biết chính xác thì chuyện gì đã xảy ra vậy?)
• I sincerely apologize. We are going to solve this as quickly as possible. (Tôi thành thật xin lỗi. Chúng tôi sẽ giải quyết vấn đề nhanh nhất có thể.)
• I understand why you are upset/angry. We’re going to take care of it right away. (Tôi hiểu vì sao bạn lại buồn bực/ tức giận như vậy. Chúng tôi sẽ xử lý vấn đề ngay bây giờ.)
• Let me review this situation to identify the best solution. I will get back to you within 24 hours. (Hãy cho phép tôi xem xét lại vấn đề này để tìm ra giải pháp tốt nhất. Tôi sẽ phản hồi cho bạn trong vòng 24 giờ.)
• I understand how difficult/disappointing that would be. (Tôi hiểu tình huống này khó khăn/ thất vọng như thế nào.)
• I apologize for the inconvenience/the problem. (Tôi xin lỗi vì sự bất tiện này.)

Dưới đây là mẫu hội thoại trong xử lý khiếu nại:

A: I booked a double room. I received your hotel’s confirmation about this. Now, you see, I am having a room with two single beds. (Tôi đã đặt một phòng đôi. Tôi nhận xác nhận từ khách sạn rồi. Giờ thì bạn xem này, tôi đang có một phòng với 2 cái giường đơn đấy.)

B: I sincerely apologize. Let me review this booking and check with our staff. (Tôi thành thật xin lỗi. Để tôi xem lại booking này và kiểm tra với nhân viên của chúng tôi.)

A: Yes, check it right now and let me know what happened. (Vâng, hãy kiểm tra ngay đi và cho tôi biết chuyện gì xảy ra.) 

B: I have checked. It is my fault. I gave you the key to another room. Here is your room. It has a double bed. Again, I apologize for the inconvenience. (Tôi vừa kiểm tra rồi. Đây là lỗi của tôi. Tôi đã đưa cho ông chìa khóa của một phòng khác. Đây là phòng của ông. Nó có một giường đôi đấy ạ. Một lần nữa, tôi xin lỗi vì sự cố này.)

Mẫu hội thoại khi báo giá 

Một số mẫu câu được sử dụng trong báo giá như sau:

• Could you tell me your price for this item? (Có thể cho tôi biết giá của mặt hàng này không?)
• Please offer the best rate! (Vui lòng báo giá tốt nhất nhé!)
• Our quoted price is firm for 24 hours only. (Giá chúng tôi báo chỉ có hiệu lực trong vòng 24 giờ thôi ạ.)

Một mẫu hội thoại báo giá để bạn tham khảo:

A: Good morning, is there any room available this Saturday’s night? (Xin chào, còn phòng nào trống vào tối thứ 7 này không vậy?)

B: Yes, we have some room left. Which room would you like to book? Double or single room? City view room or seaview room? (Có, chúng tôi còn vài phòng trống. Chị muốn phòng loại nào ạ? Phòng đôi hay phòng đơn? Phòng hướng biển hay hướng phố ạ?)

A: Do they have the same price? (Giá phòng như nhau phải không?)

B: No, seaview room is more expensive than the city view room. City view room is just 15$/night, but the sea view room is 30$/night. (Dạ không ạ, phòng hướng biển đắt hơn phòng hướng phố. Hướng phố chỉ 15$/ tối còn phòng hướng biển là 30$/ tối.)

A: Is there any discount? Please offer the best rate. (Có giảm giá chút nào không? Hãy cho tôi giá tốt nhất nhé.)

B: We can offer 13$/night for a city view room and 25$/night for a sea view room. However, this price is firm till 8 pm tonight. (Chúng tôi có thể áp dụng giá 13$/ đêm với phòng hướng phố và 25$/ đêm cho phòng hướng biển. Tuy nhiên, giá này chỉ áp dụng tới 8 giờ tối nay.)

Mẫu hội thoại khi đặt hàng

Một số mẫu câu dùng khi đặt hàng:

• I am interested in your handicrafts. I would like to order. (Tôi quan tâm tới mặt hàng thủ công của bạn. Tôi muốn đặt hàng.)
• We want to purchase 30 sets. (Tôi muốn đặt 30 set.)
• Here is my address and phone number. Please deliver on time! (Đây là địa chỉ và số điện thoại của tôi. Hãy giao hàng đúng giờ nhé!)
• You have to book at least 3 nights to get this discount. (Bạn phải đặt ít nhất 3 đêm mới được áp dụng giảm giá này.)

Mẫu hội thoại khi đặt hàng:

A: I would like to buy two dresses from page 10 in your catalog. (Tôi muốn mua 2 chiếc váy ở trang 10 trong catalog của bạn.)

B: Yes, they are still available. How do you want to pay? Cash on delivery or settle online? (Vâng, chúng vẫn còn hàng ạ. Chị muốn thanh toán như thế nào ạ? Thanh toán khi nhận hàng hay online ạ.)

A: I pay in cash. Is there any discount? (Tôi thanh toán tiền mặt nhé. Có giảm giá gì không vậy?)

B: If you purchase 3 items, you get a 20% discount. (Nếu chị mua 3 sản phẩm trở lên, chị được giảm 20% ạ.)

A: Oh, I’ll take 3 dresses. Total amount is 250$, right? (Oh, vậy tôi lấy 3 cái váy nhé. Tổng tiền là 250$ đúng không?)

B: You have to pay 250$ for dresses and 5$ for shipping fee. Total amount should be 255$. (Dạ, chị phải thanh toán 250$ cho 3 chiếc váy và 5$ cho phí vận chuyển. Tổng tiền là 255$)

A: Okie. Please send them to our address and here is my phone number. (Okie. Hãy gửi tới địa chỉ của chúng tôi và đây là số điện thoại của tôi nhé!)

Khi giới thiệu công ty trong tiếng Anh giao tiếp văn phòng

Khi gặp gỡ đối tác lần đầu, bạn cần biết một số mẫu câu để giới thiệu về công ty của mình. Bạn có thể tham khảo các câu này qua mẫu hội thoại dưới đây:

Good morning! Thank you so much for spending your time with us. We are glad to send you information on our new packages for travellers. We have been in business for 15 years. We always offer the best services at the best rate. Our services have got a lot of good reviews from tourists and partners. 

(Xin chào! Cảm ơn đã dành thời gian cho chúng tôi. Chúng tôi rất vui để được gửi thông tin về các gói dịch vụ mới của chúng tôi cho khách du lịch. Chúng tôi đã hoạt động 15 năm và luôn mang tới dịch vụ tốt nhất với mức giá tốt nhất. Dịch vụ của chúng tôi đã nhận được rất nhiều đánh giá tốt từ khách du lịch và các đối tác.)

Có rất nhiều tình huống khác nhau có thể xảy ra trong công việc văn phòng mà chúng ta làm hàng ngày. Để làm quen với các tình huống này, bạn có thể tham khảo ngay các khóa học tiếng Anh giao tiếp tại Pasal. Có tới 95% học viên đã tự tin và giao tiếp lưu loát tiếng Anh sau thời gian trải nghiệm cùng chương trình học ĐỘC QUYỀN từ các Chuyên gia quốc tế tại Pasal. Còn bạn thì sao?

1. Mẫu câu tiếng Anh khi giới thiệu công ty là gì?

Good morning! Thank you so much for spending your time with us. We are glad to send you information on our new packages for travellers. We have been in business for 15 years. We always offer the best services at the best rate. Our services have got a lot of good reviews from tourists and partners. 

2. Mẫu hội thoại khi giải quyết khiếu nại cho khách hàng là?

• Could you tell me exactly what happened?
• I sincerely apologize. We are going to solve this as quickly as possible.